Chuyển đổi số là gì? Lợi ích, tầm quan trong của chuyển đổi số

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (tiếng Anh: Digital transformation, viết tắt DT[1]) là việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết vấn đề.[2]

Khái niệm này được ra đời trong thời đại bùng nổ Internet, mô tả những hoạt động đổi mới một cách mạnh mẽ và toàn diện trong cách thức hoạt động của toàn doanh nghiệp, ở tất cả những khía cạnh như cung ứng, sản xuất, hợp tác, mối quan hệ khách hàng hoặc thậm chí là tạo ra những doanh nghiệp mới với cách thức hoạt động mới mẻ hoàn toàn.

Chuyển đổi số không chỉ tác động đến những tổ chức hay doanh nghiệp mà còn tác động đến những nhóm đối tượng khác xoay quanh như là khách hàng, đối tác, nguồn nhân lực, kênh phân phối,…

Với việc tác động khá toàn diện vào đời sống hiện nay, khái niệm chuyển đổi số được sử dụng khá bừa bãi, điều này khiến khái niệm chuyển đổi số bị nhầm lẫn với những khái niệm khác như số hóa và ứng dụng số hóa (digitalization).

Theo wikipedia

Các lĩnh vực chuyển đổi số hiện nay

Như chúng tôi đã chia sẻ chi tiết về chuyển đổi số ở trên, hiện nay chuyển đổi số đang được ứng dụng rộng rãi và đa lĩnh vực trong cuộc sống. Nhưng 2 lĩnh vực chính mà áp dụng công nghệ ngày là các cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp, công ty tư nhân. 

• Các doanh nghiệp, công ty tư nhân

Quá trình các doanh nghiệp đang liên tục đổi mới từ mô hình truyền thống sang mô hình kinh doanh công nghiệp số bằng các áp dụng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo AI, big data, điện toán đám mây, giọng nói Text To Speech,… giúp thay đổi các vận hành, lãnh đạo, các quy trình làm việc cũng như tối ưu các chi phí cho doanh nghiệp. Một ví dụ lớn đối với mô hình cho vay của các công ty tín dụng hiện nay, điển hình như FE Credit họ sử dụng công nghệ AI Call Center vào việc thực hiện các cuộc gọi nhắc nợ đến khách hàng. Chuyển đổi số đúng cách sẽ tác động đến con người, thay đổi tư duy làm việc, bộ máy vận hành từ đó sẽ tìm các ứng dụng cụ thể, chi tiết hiệu quả vào từng hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ tác động về công việc hay vận hành mà chuyển đối số còn tác động đến cách ứng xử và văn hóa con người của từng doanh nghiệp khác nhau.

• Các cơ quan nhà nước

Chuyển đổi ở đây là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, hoạt động cũng như theo dõi của các cơ quan ban ngành. Có thể thấy một số ví dụ điển hình như: Phát triển chính phủ điện tử, chính phủ số,… hoặc đơn giản hơn mà mọi người thực hiện với nghĩa vụ công nhân là làm thẻ CCCD có gắn chip điện tử. Việc này sẽ giúp các cơ quan ban ngành dễ dành trong việc quản lý, đồng thời giảm bớt các giấy tờ thủ tục hành chính giúp người dân khi làm việc tại các cơ quan chính phủ.

Quy trình chuyển đổi số

• Đánh giá tình trạng và mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp

Bước đầu trong quy trình chuyển đổi số là việc các doanh nghiệp nhìn nhận và đánh giá lại tình trạng của doanh nghiệp mình trên mọi lĩnh vực như tài chính, công nghệ, nhân lực và văn hóa doanh nghiệp. Sau khi đánh giá và khảo sát các kết quả sẽ cho thấy rõ được thực trạng và vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải để sẵn sàng cho việc chuyển đổi số.

Việc đánh giá vấn đề sẽ giúp cho doanh nghiệp trả lời được các câu hỏi như: Mức độ thích ứng và quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp đang ở mức nào? Cần thay đổi hoặc phát triển điều gì để chuyển đổi số để thuận lợi? Trả lời được các câu hỏi này ban lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ đưa ra được các mục tiêu của chuyển đổi số. Mục tiêu này phải phù hợp, khả khi với tình hình hiện tại cũng như phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.

• Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện

Sau khi hoàn thành việc đánh giá và đặt mục tiêu chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần phải đưa ra kế hoạch rõ ràng. Những việc cần làm, thời gian thực hiện cũng như kết quả. Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp bám sát và dễ dàng thực hiện.

• Số hóa tài liệu và quy trình chuyển đổi số

Đây là bước cơ bản nhất trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số và có thể được lưu trữ trên điện toán đám mây. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tìm kiếm dữ liệu khi cần mà còn nâng cao khả năng bảo mật tài liệu. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp đào tạo chuyển đổi kỹ thuật số nội bộ, việc chuyển đổi tài liệu sang dạng kỹ thuật số dẫn đến hiệu quả cao hơn.

Các quy trình hoạt động của công ty cũng nên được số hóa dần để tối ưu hóa hiệu quả việc chuyển đổi kỹ thuật số. Quy trình kinh doanh được chia thành: quy trình kinh doanh nội bộ và quy trình khách hàng. Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả công việc,… Ngoài ra, quá trình số hóa quy trình của khách hàng cũng sẽ ngày càng dễ dàng hơn, làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

• Chuẩn bị đội ngũ nhân lực

Không chỉ đơn giản là yếu tố công nghệ mà chuyển đổi số còn chú trọng tới yếu tố con người. Để một doanh nghiệp chuyển đổi số thành công thì nguồn nhân lực cần phải có trình độ chuyên môn cao, luôn sẵn sàng thay đổi. Bên cạnh đó, các nhân viên phải được đào tạo tốt về cách làm việc khoa học, hiệu quả để đáp ứng được quá trình chuyển đổi số.

Như đã nói ở trên, thì môi trường doanh nghiệp cũng phải cởi mở, phù hợp áp dụng chuyển đổi số. Môi trường thoải mái sẽ tốt cho kết quả lao động của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, điều này sẽ thúc đẩy việc sáng tạo, đổi mới, dám chấp nhận của các nhân viên

• Áp dụng công nghệ

Rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đang gặp vấn đề, khó khăn về mặt cơ sở hạ tầng công nghệ để phục vụ cho việc chuyển đổi số. Vì lí do đó, mà việc chuẩn bị công nghệ cần phải kỹ càng và cẩn thận. Trong bối cảnh hiện nay, không ngừng xuất hiện các nền tảng công nghệ phục vụ cho các doanh nghiệp để tối ưu chuyển đổi số. Tuy vậy, các doanh nghiệp nên chủ động và chú trọng xem xét, tìm hiểu kĩ hơn trước khi lựa chọn 1 nền tảng công nghệ để đưa vào doanh nghiệp. 

Việc lựa chọn không chính xác sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Các nhân viên có thể áp dụng không đúng hoặc không thể phát huy hết hiệu quả của nền tảng. Dẫn đến việc chuyển đổi số sẽ gặp nhiều khó khăn hơn và có nguy cơ thất bại. 

• Đánh giá và cải thiện

Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá lại quá trình. Việc đánh giá quá trình và kết quả sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp được các câu hỏi ban đầu. Từ đó sẽ đưa ra giải pháp và tiếp tục tối ưu quá trình chuyển đổi số.

Lợi ích, tầm quan trọng của việc chuyển đổi số

• Lợi ích của chuyển đổi số

– Cung cấp thông tin và dữ liệu nhanh chóng

Khi các doanh nghiệp, các tổ chức áp dụng chuyển đổi số thì các thông tin, dữ liệu sẽ được đưa lên hệ thống điện toán đám mây. Nhờ đó, việc quản lý các thông tin cá nhân, thông tin của doanh nghiệp trở nên dễ dàng. Bên cạnh đó, các nhân viên hay quản lý vận hành cũng có thể dễ dàng truy cập và xử lý các thông tin. Điều này, sẽ giúp làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

– Giảm chi phí

Áp dụng chuyển đổi số nhiều mô hình vận hành hay kinh doanh truyền thông sẽ được thay bằng công nghệ. Một ví dụ đơn giản là các thông tin lưu trữ thay vì được in trên giấy sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc các phần mềm. Điều này sẽ giúp giảm bớt được chi phí như giấy, in ấn,… Hoặc việc tìm và trích xuất dữ liệu trên phần mềm sẽ đơn giản hơn việc đi tìm dữ liệu trên một đống giấy tờ 

– Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Để lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng trên giấy hoặc các phần mềm thủ công sẽ khó cho việc nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hiện tại có các phần mềm hiện đại giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ các thông tin của khách hàng như: lịch sử giao dịch, tên, số điện thoại,…. Từ đó người bán sẽ dễ dàng tư vấn và đưa ra các chiến lược bán hàng cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất. Một ví dụ trong các công ty về báo chí hiện nay, một số họ chuyển dần sang giọng đọc nhân tạo hay MC ảo bằng Text To Speech. Điều này sẽ giúp tối ưu nguồn nhân lực cũng như mang lại trải nghiệm mới cho khách hàng. 

• Tầm quan trọng của chuyển đổi số

Qua những những lợi ích trên có thể thấy được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số ảnh hưởng đến các doanh nghiệp như thế nào. Việc chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp đổi mình và tiếp tục phát triển, nó còn góp phần vào quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước. 

Chúng tôi mong rằng với những chia sẻ trên có thể giúp bạn hiểu hơn về chuyển đổi số. Bạn có thể tham khảo thêm về Ai Call Center của Vbee, một nền tảng gọi điện tự động đến khách.